Con todo lo que esta pasando en Madrid con el coronavirus, llevo pensando como puedo aportar un granito de arena y una cosa que se me ocurre que puede servir a algunas personas es mi experiencia sobre el teletrabajo ya que mi estudio gráfico es Online y llevo ya más de 7 años dedicándome a ello, así que aquí va mi experiencia sobre herramientas para el que pueda serle de ayuda.
MATERIALES NECESARIOS
Lo primero que necesitamos para teletrabajar es:
ORDENADOR DE MESA O PORTATIL
Es importante establecer junto con el ordenador de trabajo, un espacio fijo a ser posible, en algún sitio de casa una mesa, para que cuando estes en ese espacio lo sientas como tu zona de trabajo.
RED ONLINE / INTERNET
Dependiendo del tipo de trabajo la red puede ser de menos o más megabites, si tu trabajo requiere de una gran cantidad de paso de archivos si es importante tener una red rápida.
UN SISTEMA DE TRABAJO
El truco creo es crear un sistema que te ayude a recepcionar y atender el trabajo, esto se puede crear con varias herramientas que os cuento a continuación.
HERRAMIENTAS PARA ORGANIZARSE
Lo que realmente hace que funcione el teletrabajo para mi es la organización, claro no todos los trabajos se adaptan a este modelo pero la mayoría de trabajos administrativos si se pueden organizar sin problemas.
Hay algunas aplicaciones que sirven especialmente para organizar los proyectos junto con el equipo, en este caso tendrás que buscar cual se adapta mejor a ti, pues tiene que parecerte cómoda:
(Si haces clic en el nombre de cada una de las aplicaciones te lleva a la página de oficial de esa aplicación).
Una de las herramientas más importantes es tener un sitio en donde recepcionar los proyectos que nos van llegando y poder así irlos organizando, el sitio más cómodo es hacerlo por medio del email. Si tienes equipo es interesante tener un email general y luego cada uno tener vuestras direcciones corporativas.
WRIKE
Es una aplicación que se puede instalar tanto en el ordenador como en el teléfono, te permite crear proyectos y distribuirlos por carpetas, a su vez puedes usar etiquetas, lo cuál te permite tener toda la información en un solo sitio organizada. También permite añadir personas para crear un equipo y definir que ve cada uno. Permite usar fechas de calendario y entregas que se pueden sincronizar con google calendar.
ASANA
Es una de las aplicaciones más conocidas y es muy práctica de usar, tiene la capacidad de nombrar cada proyecto y de definir etiquetas, poner fechas de entrega y colorines por proyecto, esto ultimo a los que somos fans de la organización nos gusta mucho, una buena aplicación para probar a organizar tus proyectos.
TRELLO
Es otra aplicación para la organización del trabajo, es muy visual e intuitiva, funciona bien si tienes pocos proyectos para mi en lo personal con muchos proyectos me es difícil hacer seguimiento en ella, os comparto en el enlace un videotutorial sobre trello y como hacer un pequeño tablero de proyecto y procesar con ello nuestra lista de cosas pendientes por hacer, en el siguiente post os lo explico detalladamente.
APLICACIONES DE COMUNICACIÓN ENTRE EQUIPOS
También necesitaremos comunicarnos con el cliente o con nuestros compañeros de manera fluida, para ello podemos usar alguna de estas otras aplicaciones:
SLACK
Esta aplicación sirve para tener en un solo chat a todo el equipo, se puede separar por secciones los temas, con lo que se encuentra y separa fácilmente la información, Además en la misma aplicación se puede hacer videoconferencias.
ZOOM
En zoom se puede grabar nuestra reunión para poder luego volver a verla y así repasar la información en cualquier momento, en la versión gratuita tienes 45minutos disponibles.
WHATS APP PARA ORDENADOR
Solo sirve para escribir desde el ordenador pero es muchísimo más fácil que desde el móvil y lo tienes en los dos lados, así puedes gestionar cosas fácilmente, mandar archivos o fotos desde el ordenador.
HANGOUT
Se pueden hacer video conferencias y usar como chat.
SKYPE
Es una aplicación para hacer videoconferencias, el detalle que más me gusta es que se puede compartir la pantalla para mostrar tu escritorio y poder explicar cosas a los clientes una presentación por ejemplo. Tiene también un chat en caso de ser necesario enviar algún archivo o enlace.
APLICACIONES PARA COMPARTIR DOCUMENTOS DE TRABAJO ONLINE
Otro punto importante es poder intercambiar archivos entre otras personas implicadas en el proceso del trabajo y que esas personas puedas modificarlo o enviarte cambios, para ello estas aplicaciones son interesantes:
DROPBOX
Para mi Dropbox es una pieza clave en mi trabajo ya que me permite tener online toda la información de la empresa, proyectos en marcha, documentación etc. Pudiendo así disponer de ella en cualquier momento y compartirla mediante enlaces, puedes optar por varios planes el pequeño es el Plus de 2 Terabites.
TRABAJAR EN UN MISMO DOCUMENTO EN EQUIPO
Otro detalle interesante es la capacidad de compartir carpetas con otros compañeros de trabajo y poder los dos modificar el mismo documento en distintos lapsos de tiempo, por ejemplo hago yo mi parte y cuando acabo aviso al otro compañero y el puede seguir trabajando en ese mismo documento al instante sincronizando el mismo en su ordenador.
INDICAR CAMBIOS EN UN DOCUMENTO
Otra opción super practica es poder indicar cambios en un documento pdf desde el visor de dropbox, se puede realizar un marcado en la zona especifica del cambio e indicar en un comentario el cambio en sí, de texto o cualquier comentario.
DRIVE
Es la versión de google de dropbox e igual tiene acceso a muchas herramientas, de este me gusta sobre todo la opción de poder editar archivos online, en extensiones como en excel y word, esto es muy practico para compartir trabajo y que cada uno vaya añadiendo su información.
OTRAS HERRAMIENTAS ÚTILES
CANVA
Esta es una aplicación para diseñar fácilmente documentos como carteles o presentaciones, es muy practico y fácil de entender.
CALENDARIO DE GOOGLE
Otro de los imprescindibles en mi proyecto es el calendario, apuntar los proyectos y reuniones, e intentar tener una guía de lo que vas a hacer y dedicar cada día, eso ayuda mucho a concentrarse.
CAM SCANER
Es una aplicación para tomar fotos y escanear documentos con el móvil, te permite luego generar diferentes extenciones como un pdf.
PAPER
Es parte de dropbox, consiste en una hoja en blanco online donde puedes escribir lo que sea, se puede compartir con otra persona como para darle forma juntas a un documento. Me es muy práctico para tomar notas online.
Ahora tienes que trabajar en tus procesos de trabajo y ver como puedes ajustar cada uno de esos procesos con cada aplicación que te he comentado antes, organizar todo en tu caledario y comenzar a desarrollar proyecto por proyecto con tu equipo.
Te comparto tambien “Mi sistema de organización actual” que con el tiempo he desarrollado por si te ayuda a hacerte una idea más precisa de como trabajar en el día a día.
Espero que este post te sirva de ayuda para organizarte estos días en casa y no perder en la medida de lo posible tu ritmo de trabajo.
Si crees que puedes ayudar alguién con este post por favor compartelo con esa persona o en tu redes.
Muchas Gracias.