Gestión del tiempo y la producción

Cuando  estudié Diseño y producción editorial, una de las materias que no me gustaba nada era “gestión de la producción”, flujos de trabajo, pdfs… me parecía súper aburrido. Pero cuando sales al mundo laboral la palabra “Gestión” ¡se convierte en la palabra mágica! Gestión del tiempo y gestión de la producción son las dos palabras clave que nos traen de cabeza.

¿Cómo organizarse y no perder la cabeza?

El tiempo es igual a dinero cuando se trata de un emprendedor, sobre todo cuando comienzas y eres tú quien tiene que hacer todos los papeles de la empresa, desde la secretaria hasta el director general. Con el tiempo cada trabajador por cuenta propia desarrolla su manera de organizarse y sin darnos cuenta desarrollamos hábitos. Es muy importante tener buenos hábitos de organización porque nos facilitarán la vida y nos permitirán ganar mucho tiempo.

Con el tiempo he pasado por muchos sistemas de organización. Para llegar a mi método actual de gestión pase nada más y nada menos que por 3 años de experiencia montando mi empresa con un socio. Los dos somos muy dados a los sistemas de organización, nos frikeamos pensando en cómo organizar cada milímetro de la misma y aprendí también muchas técnicas de él.

Por fin, el que estoy usando actualmente me está funcionando. Lo que os propongo es que probéis distintos métodos y encontréis el vuestro. Al final encontrarás cómo te vas sintiendo más cómodo.

La lectura de blogs sobre gestión del tiempo me marcaron y me siguen marcando. Continuamente estoy leyendo libros y revisando mi sistema GTD, ya que al ser uno mismo el que se gestiona, es normal a veces perder el norte. A mí me funciona mucho de vez en cuando resetear mi sistema completo y valorar qué pasos me funciona bien y cuáles no.

En esta serie de posts, os iré dando mi sistema de organización paso a paso y los enlaces a recursos que son muy interesantes seguir.

¡Vamos a por él!

1. ¿Por dónde empiezo?

Sistemas GTD - vaciar tu cabeza

Como os comentaba, muchos blogs me han marcado mucho, como el de Eva Gias, donde aprendí el “Reto Zen To Done” que te ayuda a, si no tienes ningún tipo de hábitos organizativos, crear primero el hábito de recoger. El blog de Eva Gias me sirvió mucho a desarrollar el hábito, además de ir pasando a los distintos hábitos que te ayudarán mucho a tu organización.

Eva nos define así este  hábito:

1. RECOGER: Aprender a capturar toda la información de tu cabeza y trasladarla a un bloc de notas u otra herramienta.

Por otro lado también os recomiendo mucho la lectura la lectura del Libro electrónico “Tiempo Productivo” de Jeroen Sanger del blog “El canasto”. Te da una primera visión del sistema GTD, que para empezar es muy buena ayuda.

Los tres pasos claves

En mi caso digamos que sigo tres pasos muy importantes que llevan a toda mi organización semanal:

Tres pasos claves en GTD

En la mayoría de los sistemas GTD el sistema de listas es el paso numero uno, pero en mi caso me ha sido más útil empezar por el email, claro, esto fue después de haberme pasado mucho tiempo haciendo listas. Si no has probado aún ningún sistema GTD te recomiendo aprender primero a crear listas, pues es el paso más importante para aprender vaciar tu cabeza.

1.1. REVISAR CORREOS

Para poder cumplir los pasos de recoger y procesar he desarrollado en mi caso unas carpetas de mail que me permiten procesar mi bandeja y dejar todo en su sitio. Normalmente divido mi información en:

sistemas de GTD-03PROCESOS y PROCESADOS

Los procesos, a su vez, los clasifico en: GESTIÓN | FINANZAS | COMERCIAL | PRODUCCIÓN | 

Tengo muchas más carpetas pero esas ya son complementarias, lecturas, proveedores, etc.

Cómo procesar tu bandeja de entrada

Este paso esta perfectamente explicado también en el blog de Jeroen Sanger y el de Eva “nuevas ideas nuevos comienzos” también lo explica con el método de los 2 minutos.

Yo lo he trasladado de la siguiente manera:

Si nunca has procesado tu bandeja haz una carpeta de “Por Revisar” y pasa todos tus mails ahí. Cuando vayas encontrando tiempo los vas procesando poco a poco.

De esta manera mantienes limpia tu bandeja de entrada y con cada nuevo correo que recibas, te haces las siguientes preguntas, llevándolo cada uno a su sitio.

Cuando por las mañanas reviso el correo, me pregunto:

1.¿Qué es esto? Si no hay que hacer ningún paso con el correo y es innecesario, eliminado directamente.

2.¿Qué tengo que hacer?  Si tengo que hacer algo con él, entonces formulo las siguientes preguntas:

DELEGA

¿Es para delegar? Es muy normal que no seas tú el destinatario final de esa información. Pásala a tu carpeta GESTIÓN para luego enviarla a quien sea necesario.

HÁZLA YA!

Si hacerla te lleva un par de minutos. Házla ya. Son correos de reenviar o contestar rápidamente.

Si no es así entonces:

Trasládala a tu carpeta de Próximas Acciones.

Para mi son mis Carpetas: GESTIÓN | FINANZAS | COMERCIAL | PRODUCCIÓN  dependiendo del tipo de proyecto.

Si no tienes nada que hacer con esa información puedes pasarla a una carpeta de “Algún día”.

Si es información importante de Blogs o recursos interesantes guárdala en tu carpeta de “Lecturas”.

Si no hay ninguna de estas dos posibilidades, elimínala.

Una vez recopilada la información del email, vuelvo a la carpeta de Gestión y dedico unos minutos a enviar los mails que tenga que responder o delegar.

Los demás emails los meto en mi siguiente paso de organización que ya conlleva la agenda, organización semanal y otros programillas que uso.

Hasta aquí la primera parte de la organización del trabajo. Espero que os sea de ayuda mi humilde experiencia y pronto seguiremos en la siguiente parte con más!

Espero tus comentarios sobre que tipo de blog de organización sigues y que sistema usas tú.

Muchas Gracias por leerme, un saludo gordo y todos los kilos del mundo!! ¡A seguir adelante!

Sigue leyendo: ¡Hay segunda parte!

Sistema de Organización del trabajo – Parte 2

 

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