Listas y Calendario

2.0. Crear Listas

Como os comente en la primera parte de esta serie de post, para mi el siguiente paso después de procesar el email es “crear listas”.sistemas de GTD2-01

Después de procesar el email y haber respondido los emails que te llevan poco tiempo de gestión como contestar o delegar, terminas con la cabeza llena de cosas y así es muy difícil comenzar a trabajar.

Entonces, ¿como priorizo las tareas?

Para empezar vamos a crear una lista básica, anota todo lo que tengas en tu cabeza, aunque repitas cosas que acabas de leer en tu email.

De esta manera vaciaremos nuestra cabeza de todas las ideas que nos ronden.

Un vez hemos vaciado nuestra cabeza vamos a empezar a revisar tarea por tarea y asignarle un día y tiempo de ejecución, pasamos al paso 3:

3.0 Procesar la información

sistemas de GTD2-02

En mi caso me he puesto como unas reglas con respecto a la prioridad de trabajos y es que aunque la parte de la gestión financiera y de realización de presupuesto no nos guste demasiado normalmente a los diseñadores, es el motor de tu trabajo, para que puedas recibir entrada de nuevos proyectos, debes de atender los presupuestos y para que recibas la parte económica es necesario estar pendiente de la creación de facturas e ingresos.

Por lo que las propongo como prioridades principales, repartiéndolas durante la semana. En mi caso las mañanas es el momento en que mejor me concentro para temas de gestión y finanzas, lo ideal es encontrar el momento en el que estés menos espeso para que te cueste poco desarrollarlas.

sistemas de GTD2-03Si tienes la oportunidad de delegarlas también es importante saber hacerlo, para que la otra persona pueda desarrollar su trabajo correctamente y sepas objetivamente valorar su desempeño.

Como dicen “tienes que aprender primero tu, antes de delegar”.

Por otro lado en mi planificación semanal estipulo también tiempo para desarrollar tres “OBJETIVOS (BIG ROCKS)” y esto viene del aprendizaje de Eva Gias, así durante la semana siento que voy avanzando proyectos internos importantes, esto tiene que tener sentido con tu objetivo anual, ya os contare con detenimiento más adelante, sobre los objetivos anuales y su realización, si queréis ver la propuesta de Eva Gias aquí os dejo el enlace: Habito 3, Aprender a planificarte.

Es muy importante también marcar la realización de un estatus semanal en el cual vas a realizar esta tarea de organizar las tareas en el calendario. Esto lo marco todos los lunes y los viernes una revisión semanal de lo que has logrado. Esto te ayuda mucho a sentirte bien y continuar con tus objetivos.

sistemas de GTD2-04

Todo esto ya en el calendario queda más o menos una organización semanal así:

CALENDARIO2

 

Ya depende de las tareas puntuales la organización de tu semana, una reunión, una comida, etc.

las voy colocando en el calendario junto con todas las tareas a realizar. Es recomendable tener en cuenta los tiempos de desplazamiento, ya que también es tiempo de trabajo.

Uso el calendario de google sincronizado a todos mis dispositivos, en el ordenador lo puedes sincronizar en el calendario que trae por defecto el imac, en el móvil y en la tablet, Si trabajas en equipo es posible compartir este calendario con más personas, organizando tu semana en conjunto con la demás gente. ¡Es estupendo la verdad!.

En el siguiente post os contaré sobre el programa evernote como apoyo para organizar las tareas, traspaso las tareas al evernote y al calendario en cada organización de inicio de semana (los lunes). De esta manera me ayuda a tener un seguimiento de cada estado de proyecto.

Espero que estos post os este ayudando y mi sistema no sea demasiado enrevesado, es como me lo he montado y me funciona bien, seguramente se pueda simplificar bastante si eres ordenado.

Espero tus comentarios sobre como te organizas tu y si tienes dudas no dudes en escribirme ;).

Te invito a apuntarte al Newsletter, como bienvenida a partir de hoy recibirás una plantilla de mi lista de tareas para que puedas imprimir y trabajar con ella.

Gracias por seguirme.

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